Las reuniones nos tienen a todos sobrepasados. A diario podemos participar de más reuniones de las que nos gustaría, lo que las vuelve en una herramienta útil, pero sumamente desgastante e ineficiente. En este artículo te mostraremos cómo agendar reuniones, qué puedes incluir en cada reunión, qué tipos de reuniones existen y cómo agendar y dirigir reuniones efectivas y valiosas.

En el libro «Hábitos de equipo» de Charlie Gilkey, el autor plantea en el capítulo 9 que uno de los elementos más relevantes a analizar y gestionar son las reuniones a sostener con tu equipo. Acá se plantea que, una forma de estimar los esfuerzos y costos de cada reunión, es aplicar la matemática de las reuniones, lo cual consiste en sumar el tiempo dedicado a la reunión por cada uno de los asistentes. Es decir, una reunión sostenida por cuatro personas que dura una hora, significa que consume cuatro horas en total para la empresa, siendo este el costo real de convocar una reunión.

Adicionalmente a lo anterior, se menciona que cada reunión puede estar compuesta por al menos una de las seis categorías o bloques que se presentan a continuación:

Como su nombre lo indica, esta busca que se tome una decisión relevante. Debes considerar que para que esta se ejecute correctamente debes presentar los antecedentes necesarios para tomar la decisión de la forma más clara posible, y velar porque quienes tomarán la decisión asistan a la reunión. De lo contrario, el objetivo principal de esta no se podrá llevar a cabo.

Esta consiste en que el equipo diseñe y acuerde un plan o línea de acción, organizando las actividades necesarias para alcanzar un objetivo con sus respectivos responsables y plazos. El punto óptimo de toda reunión de planificación es que este plan de acción derive en un cronograma o Carta Gantt, la cual estipule los plazos y dependencias específicas del proyecto a ejecutar. Adicionalmente, se convertirá en una herramienta que te permitirá hacer seguimiento.

Esta reunión tiene como objetivo la de generar la mayor cantidad posible de soluciones, acciones o ideas para un determinado fin. Todos los integrantes deben tener claro para qué deberán generar ideas, con el propósito que la reunión fluya adecuadamente. En estas sesiones se debe priorizar la cantidad de ideas por sobre escoger una en esta misma reunión (a menos que encuentres la adecuada).

Esta categoría tiene como objetivo compenetrar y acercar a los integrantes de un equipo, potenciando el sentido de equipo y de pertenencia de cada integrante. Por tanto, estas no tienen propósitos específicos asociados a proyectos o tareas, sino solo fortalecer los lazos al interior del equipo.

Esta reunión, como su nombre lo indica, tiene el objetivo concreto de revisar en detalle una actividad o proyecto para obtener lecciones aprendidas en base a ella. Estas reuniones son similares a las instancias, en el contexto del modelo ágil, de retrospectiva, donde evaluar y mejorar continuamente el desempeño y resultado de un equipo.

Esta última categoría básicamente se lleva a cabo para entregar información al equipo o interesados sobre un proyecto, así como generar la oportunidad de aclarar dudas o inquietudes del equipo con el mismo.

Todas las categorías anteriores son bloques que pueden sumarse. Es decir, una reunión puede contener más de una categoría o bloque de los anteriormente descritos. Entonces, al momento de convocar cada reunión, debes tener claro cuál es el objetivo esta y por ello, cuántos componentes compondrá tu reunión. Aunque si te fijas en las descripciones de estas, se sugiere que los bloques de Vinculación y Lluvia de ideas sean exclusivos para que cumplan sus objetivos.

En términos concretos, cada reunión debe tener una salida o bien, un resultado esperado. Estos pueden ser diversos, tales como fortalecer los lazos de tu equipo (vinculación), ideas para un proyecto particular (lluvia de ideas) o bien contar avances a tu equipo de un proyecto (actualización). Por ello, pregúntate al momento de agendar una reunión cuál es su propósito, para definir qué hacer en ella y a quiénes invitar. Escoge y suma sabiamente los componentes y tipos de reuniones para que sean provechosas y eficaces pero sin que se desvirtúen.

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