El proceso de monitoreo se puede definir como un proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica la eficacia y eficiencia de un proyecto mediante la identificación de sus logros y para detectar anomalías en dicho desempeño. Esto quiere decir que toda acción que permita evaluar el avance de las tareas asignadas a tu equipo, podría definirse como monitoreo. Sobre esto, surgirán muchas preguntas asociadas: ¿cómo monitorear a mi equipo? ¿cada cuánto? ¿por dónde? En este artículo intentaremos responder, a modo general, el cómo.

A grandes rasgos, el proceso de seguimiento o monitoreo se podría esquematizar de la siguiente forma:

Lo anterior es estrictamente fundamental de realizar para cumplir con un proceso adecuado de monitoreo: establecer objetivos al equipo, monitorear los avances en el cumplimiento de dichos objetivos y tomar las acciones que se requieran ante situaciones de alerta. En este artículo nos enfocaremos en la segunda caja de este proceso, es decir, en cómo realizar un adecuado proceso de monitoreo. Las otras dos serán abordadas en artículos específicos destinados para ello.

Antes de empezar, se debe destacar que un supuesto imprescindible para realizar monitoreo a las actividades de tu equipo es establecer objetivos claros, concisos y medibles para tu equipo. De lo contrario, tu proceso de monitoreo se construirá sobre objetivos difusos los cuales no tendrás cómo medir de forma precisa. Debes establecer adecuadamente objetivos para luego poder medir su cumplimiento.

Dicho lo anterior, para ejecutar un proceso de monitoreo y seguimiento eficaz, es necesario establecer seis aspectos claves que lo definen:

Lo primero que todo líder debe tener claro para llevar a cabo el monitoreo de un proyecto es ser absolutamente consciente de por qué se realizará este monitoreo, por qué se definirán instancias de seguimiento, o bien, qué se espera alcanzar a través de la materialización de las tareas que se monitorearán. Por ende, el establecimiento de objetivos es primordial para el éxito de un proyecto, no solo para el equipo que ejecutará las tareas, si no también para el líder que monitoreará el avance de dicho proyecto a través de la realización de dichas tareas.

Definido el propósito, se debe establecer cada cuánto se realizará este monitoreo: de manera diaria; semanal; quincenal; mensual; bimensual; trimestral, etc. Evidentemente se recomienda definir con precisión la periodicidad de monitoreo que requiere cada proyecto, ya que un monitoreo muy espaciado puede no empujar adecuadamente los avances del proyecto, así como un monitoreo muy corto podría generar estrés y excesiva presión sobre el equipo.

Definida la periodicidad, se debe establecer la modalidad del monitoreo: presencial: reuniones clásicas físicas o bien, reuniones remotas a través de herramientas como Zoom o Teams. Ambos tienen sus respectivos pros y contras: la modalidad presencial entrega las sutilezas y detalles del relacionamiento y conversación cara a cara. Por otro lado, un monitoreo remoto presenta la comodidad de no moverse del escritorio o bien, realizar reuniones con personas que se encuentran físicamente en distintos lugares.

Una vez que se lleven a cabo las instancias de monitoreo según lo definido en los tres puntos previos, es necesario identificar cómo se registrarán los avances periódicamente evidenciados. Los métodos más tradicionales son:

• Carta Gantt: Es el método más clásico para hacer seguimiento a un proyecto. En este se puede realizar el seguimiento de proyectos medianos/grandes que presentan distintas fases y tareas, por lo que para tareas breves o puntuales puede implicar demasiado trabajo con respecto al tiempo que durará la ejecución de la tarea. Por lo tanto, una Carta Gantt podría entregar, semana a semana, un porcentaje de avance del proyecto el cual podrás evaluar periódicamente.
• Lista de tareas: Es el método más simple para hacer seguimiento a un proyecto o iniciativa. Simplemente lista las tareas a las cuales deberás hacer seguimiento, indica el responsable de cada una y una fecha esperada de cierre. Será un artefacto simple que podrás mostrar y actualizar en cada reunión de seguimiento. Si requieres un artefacto para aplicarlo hoy mismo, encontrarás una planilla de seguimiento al final de este artículo.
• Aplicación: Existen diversas herramientas digitales que contienen apartados o módulos dedicados a gestionar tareas de manera simple y colaborativa. Plataformas como Planner, Monday, Trello o Jira son herramientas altamente conocidas.

El hecho de contar con una herramienta visual de registro, te permitirá compartirla, mostrarla y trabajarla en la misma reunión, lo cual logrará transformar tus reuniones de seguimiento en instancias activas de actualización de avances.

Luego de verificar los avances en la tarea que se evidenciaron en la reunión o instancia de seguimiento, es necesario que esta derive en acciones comprometidas concretas a revisarse en la próxima reunión. Es decir, para cada tarea en curso, al finalizar la reunión, es necesario que se adopte un compromiso concreto respecto a ella a monitorearse en la próxima reunión. Por ejemplo, comprometer a terminar una tarea específica, o definir un aspecto relevante con algún interesado. Esto implica que cada reunión de monitoreo siempre debe culminar con elementos accionables, es decir, acordando ciertas tareas o acciones específicas que se revisarán en detalle en la próxima reunión. Así, cada reunión de seguimiento comenzará con la revisión de los compromisos que cada integrante comprometió en la reunión anterior.

Es muy importante que estos compromisos queden por escrito y publicados en la herramienta que definiste en el punto anterior, ya que cada integrante del equipo podrá ir a consultar sus tareas asignadas en cualquier momento.

En base al punto anterior, y realizar un adecuado registro de los avances en cada instancia de monitoreo, como líder podrás detectar si los avances registrados cumplen con lo esperado previamente. Con ello, podrás detectar desvíos en cada una de estas instancias de seguimiento, lo cual es fundamental: Los desvíos en las ejecuciones de tareas deben ser detectados oportunamente, con el propósito que se puedan implementar con celeridad planes de acción que permitan corregir dichos desvíos. Por ejemplo, si detectas que una tarea importante empieza a atrasarse – con respecto a lo planificado – debes pensar, como líder, cómo corregir esta situación. Ya sea dedicándole más tiempo, asignando más personas a la tarea, agendar reuniones de trabajo, etc. Lo importante es que las instancias de monitoreo te permitan identificar oportunamente las tareas que se están desviando de manera significativa de lo planificado y con ello, implementar planes correctivos adecuados. Este punto, como se mencionó en un inicio, se abordará en profundidad en un siguiente artículo.

Si sigues metódicamente estos pasos para monitorear los avances de tu equipo, ¡no tardarás en ver resultados!

Te dejamos a continuación una plantilla que te puede ayudar a ordenar, registrar y compartir con tu equipo las tareas a monitorear periódicamente. Es un muy buen primer paso para sistematizar tus procesos de monitoreo con tu equipo. ¡Gracias por estar por aquí!